Menschen, die im Open Office

FSM Fleet Manager Dokumentation

FSM Fleet- und Service-

management von docuFORM

Für die Erkennung von Störungen, das Erheben von Zählerständen und das automatische Tonermanagement setzen wir seit 1. März 2021 auf den Fleet- und Servicemanager des Herstellers docuFORM.

Funktionsüberblick

Die FSM Software bietet Ihnen ein umfassendes, herstellerübergreifendes und einheitliches System zur Überwachung, Verwaltung und zum Management von beliebigen Druck- und Multifunktionssystemen. Dabei kann diese Software vollumfänglich von Ihnen als Endkunde eingesetzt werden.

 

  • docuFORM Fleet- & Servicemanagement (FSM) ist ein einzigartiges und flexibles Software Tool zum Erfassen und Verwalten von Drucker / MFC

  • Informationen.

  • Hersteller unabhängig

  • Über SNMP Walker & Private MIB Analyse können alle Druckermodelle herstellerübergreifend ausgewertet werden.

  • Zentrale oder dezentrale Datenarchivierung von Endkundendaten

  • Übertragung der Device Information und Statusmeldungen ohne
    Gefährdung von Kundennetzen.

  • Einbindung vieler SQL-Datenbanken möglich.

  • Plattformunabhängiger Web Client.

  • Überwachung und Steuerung multifunktionaler Drucksysteme (MFP).

FSM Dash Board.png
Installation und Betrieb

Die FSM Software besteht aus einem Client- und einem Server Teil. Der Client Teil erfasst die Zähler- und Verbrauchsmaterialienstände, sowie die Fehlermeldungen der überwachten Druck- und MFC Systeme und meldet diese zyklisch an den Server Teil. Der Server Teil speichert die erfassten Informationen in der zentralen Datenbank und stellt die Auswertungen, sowie die webbasierte Bedienoberfläche und das Meldewesen als Reaktion auf Druckerstörungen bereit.

 

  • Die FSM Client Software wird im Netzwerk des Kunden installiert (PC oder Server, keine dedizierte Hardware notwendig) und erfasst von den Druckern/MFPs alle erforderlichen Standard- und Private MIB Informationen in einer temporären SQL Datenbank.

  • Sie kommuniziert mit den Druckern/MFPs im Netzwerk via SNMP. Lokal angeschlossene Drucker werden über ein PJL/SNMP Modul ebenso unterstützt.

  • Die Software überträgt die erfassten Drucker / MFP Geräteinformationen direkt aus der SQL Datenbank mittels einer unidirektionalen Kommunikation zum FSM Server per http / https Upload, EMail oder XML-RPC. Der FSM Server speichert diese Informationen direkt in seiner SQL Datenbank. Die Kommunikationsintervalle zwischen Client Software und FSM Server können, je nach Geräteinformation, unterschiedlich konfiguriert werden. Es können kritische Informationen definiert werden, die dann sofort zum FSM Server übertragen werden.

  • Die Software unterstützt die Verwendung des gesicherten SNMP V3 Protokolls zur Abfrage der Drucksysteme.

Installation der FSM Client Software bei Endkunden und der FSM Server
Software bei Büro Systems AG

Hier wird die FSM Client Software durch uns bei Ihnen installiert. 

FSM Händer und Kunde.png

Installation der FSM Client Software und der FSM Server Software direkt
beim Endkunden

In dieser Variante werden FSM Client Software und FSM Server Software direkt beim
Endkunden installiert. Sie als Kunde haben damit alle Kontrollmöglichkeiten über das
Gesamtsystem und können selbst über die Verwendung und eventuelle Weitergabe der durch die Fleet & Service Management Software erfassten Informationen entscheiden.

Installation FSM Endkunde.png
Sicherheitsinformationen 

Die docuFORM Fleet & Servicemanagement (FSM) Client Software wird auf einem 32 oder 64 Bit Windows (Windows Vista, Windows 8, 8.1, 10, Windows 2012 Server, Windows 2012 R2 Server, Windows Server 2016, Windows Server 2019) basierten PC im Netzwerk des Kunden installiert. Die FSM Client Software kann auch in virtuellen Umgebungen mit den o.a. Betriebssystemen installiert werden. Die Kommunikation der FSM Client Software zu den überwachten Drucksystemen erfolgt über das standardisierte SNMP (V1, V2, ab FSM V7.20 auch V3) Protokoll. Die Weitergabe der von der FSM Client Software erfassten Informationen an die FSM Server Software kann auf drei verschiedene, konfigurierbare Arten erfolgen:

  • mittels direkter TCP/IP XML-RPC Übertragung

  • mittels E-Mail Übertragung

  • mittels TCP/IP http oder https Übertragung

Die Kommunikation zwischen FSM Client Software und FSM Server Software erfolgt immer unidirektional von der FSM Client Software zur FSM Server Software. Es erfolgt keine Datenübertragung von der FSM Server Software zur FSM Client Software. Vom PC bzw. der virtuellen Umgebung, auf dem die FSM Client Software installiert wurde, muss ein Netzwerkzugriff per SNMP Protokoll auf die zu überwachenden Drucksysteme, sowie, je nach gewählter Kommunikationsart zum FSM Server, entweder ein Zugriff auf einen Mailserver zum Versand von E-Mails, oder die Möglichkeit zum Aufbau einer TCP/IP basierten XML-RPC oder http(s) basierten Verbindung zum FSM Server gegeben sein.

 

Die entsprechenden Ports in lokalen Firewalls sind hierfür zu öffnen:

  • Für SNMP V1, V2 und V3 (V3 ab FSM V7.20) Abfragen der Drucksysteme:
    Port 161

  • Für E-Mail-Kommunikation: Port 25 zum Email Server

  • Für https basierte, gesicherte Kommunikation zum FSM Server: Port 443

  • Für http basierte Kommunikation zum FSM Server: Port 80 oder Für TCP/IP XMLRPC Kommunikation zu einem vor Ort installierten FSM Server: Port 52004

  • Für die lokale Kommunikation zwischen dem FSM Client und der zugehörigen Web-basierten Konfigurationsoberfläche sind die Ports 52005 (TCP) und 52050 (UDP) zu öffnen.

Erfasste Daten und Informationen

Vom FSM Client werden die folgenden Informationen von den überwachten Druckbzw. MFP Systemen abgefragt und, falls vom Gerät bereitgestellt, zyklisch an den Server gemeldet:

  • Allgemeine Informationen über das Druck- bzw. MFP System, wie Modell, Name, Seriennummer, Firmwarelevel, TCP/IP Adresse bzw. DNS Name, MAC Adresse, Standortinformation und Kontakt.

  • Informationen zu den Eigenschaften der überwachten Systeme, wie Farbfähig, Duplexfähig, Finishing Optionen, Anzahl der Papierschächte etc.

  • Zählerstände für Farb- und Schwarz/Weiß Drucke, Kopien und Faxe, Scans, sowie Sonderzähler soweit verfügbar.

  • Tonerlevel aller im Gerät vorhandenen Toner, sowie die Stati weiterer Verbrauchsmaterialien, falls vom Gerät gemeldet

  • Alarm- und Fehlerzustände der Druck- und MFP Systeme

Es werden keinerlei Druckauftrags- oder Benutzerdaten erfasst. Weder Informationen über Namen bzw. Inhalte von Druckdateien noch über deren Erzeuger / Besitzer werden von der FSM Software erfasst und verarbeitet. Welche Alarm- und Fehlerzustände der Druck- und MFP Systeme von der FSM Client Software erfasst und von der FSM Server Software ausgewertet werden sollen, lässt sich innerhalb der Fleet & Service Management Software genau konfigurieren. 
 

Netzverkehr

Der von der FSM Client Software generierte Netzwerkverkehr zur Abfrage der Druckbzw. Multifunktionssysteme ist minimal und variiert je nach der Anzahl der gescannten TCP/IP Adressen. Die Häufigkeit der Abfragen von Zählerständen und Ständen der Verbrauchsmaterialien lässt sich innerhalb der FSM Client Software im Bereich von 'alle 3 Stunden' bis zu 'einmal zum Quartalsende' konfigurieren. Die Abfrage der Drucksysteme auf Fehlerzustände erfolgt häufiger, da hierbei aber nur wenige Bytes übertragen werden, ist die hierdurch erzeugte Netzlast äusserst minimal.
 

 
 
 
 
 
 
 
Zugriff via Passwort

Der Zugriff auf die FSM Client und FSM Server Software erfolgt passwort-geschützt. In der Browser-basierten Weboberfläche der FSM Server Software existieren verschiedene Zugangslevel. Je nach Zugangslevel werden dem Anwender die dem Zugangslevel entsprechenden Rechte in der FSM Software eingeräumt. 

Zugriff via HTTPS

Auf die Webseiten der Fleet & Servicemanagement Server Software kann mittels
HTTPS Protokoll zugegriffen werden. Voraussetzung hierfür ist, dass der Webserver mit einem SSL-Sicherheitszertifikat ausgestattet worden ist. Die Webseiten der FSM Client Software lassen sich nur vom lokalem PC bzw. der lokalen virtuellen Umgebung auf dem / der FSM Client Software installiert wurde, erreichen. Ein Zugriff von 'fernen' Browsern auf diese Seiten ist nicht möglich.